Quando falamos sobre a gestão de mercadorias em uma empresa, um dos documentos fundamentais para garantir a regularidade fiscal e o controle de estoque é a nota fiscal de entrada.
Essa nota é essencial para registrar a movimentação de produtos que chegam ao estoque, seja por compra de fornecedores, devoluções de clientes ou até mesmo situações mais específicas, como a aquisição de mercadorias sem nota fiscal.
Mas, para que esses dados sejam registrados de maneira eficiente e transparente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é gerada em um formato digital, o XML, que se tornou o padrão para a emissão de notas fiscais.
O que é a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento que comprova a chegada de produtos ou mercadorias ao estoque de uma empresa. Esse processo ocorre, por exemplo, quando a empresa compra produtos de fornecedores ou quando um cliente devolve mercadorias adquiridas.
A nota fiscal de entrada não se limita a apenas um procedimento organizacional, mas é uma obrigação fiscal. Toda vez que houver o ingresso de mercadorias, seja pela compra de fornecedores ou pela devolução de itens, o lojista precisa registrar esse movimento para se manter regular junto ao Fisco e garantir a precisão do controle de estoque.
Além disso, caso a empresa receba produtos sem a emissão de nota fiscal, como em compras realizadas com pessoas físicas (que não são contribuintes do ICMS), é necessário emitir uma NF-e de entrada para regularizar a situação e evitar problemas fiscais futuros.
O que é o XML da nota fiscal?
O XML, sigla para Extensible Markup Language, é o formato digital da nota fiscal eletrônica. Ele funciona como um arquivo que contém todas as informações detalhadas da transação comercial, mas de maneira estruturada e padronizada. Esse formato é lido por sistemas de gestão empresarial, como ERPs, e é utilizado para autenticar e registrar a operação comercial perante a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
O arquivo XML serve como base para a emissão do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é a representação gráfica da nota, geralmente utilizada para acompanhamento físico da mercadoria. Embora o DANFE seja impresso em papel, a validade fiscal da operação está no arquivo XML, que é o documento oficial e deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.
Dados presentes no arquivo XML da NF-e
O arquivo XML contém diversas informações obrigatórias sobre a operação comercial, tanto para o emissor quanto para o destinatário, e é estruturado de forma a garantir que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações corretas e necessárias para a regularidade fiscal. Alguns dos dados que sempre estarão presentes no XML da NF-e incluem:
Dados da Nota Fiscal
- Número e série da nota fiscal
- Data de emissão
- Chave de acesso
Dados do Emitente
- Razão social
- Nome fantasia
- CNPJ
- Inscrição estadual
- Endereço completo
Dados do Destinatário
- Nome ou razão social
- CPF ou CNPJ
- Endereço completo
Dados da Mercadoria
- Descrição do produto
- Quantidade
- Unidade de medida
- Valor unitário e total
- Código do produto
Dados Fiscais
- Base de cálculo do ICMS
- Alíquotas de ICMS, PIS, Cofins e outros impostos
- Valor total dos impostos
Dados de Transporte
- Modalidade de frete
- Dados do transportador (CNPJ ou CPF)
- Placa do veículo
Dados de Cobrança
- Forma de pagamento (à vista ou a prazo)
- Condições de pagamento
Essas informações são essenciais para a correta apuração de tributos, controle de estoque e, claro, para que a empresa esteja em conformidade com a legislação fiscal vigente.
Diferenças entre NF-e, DANFE e XML
É importante entender as diferenças entre os três documentos mencionados, pois muitos lojistas acabam confundindo esses termos. Aqui está uma breve explicação:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): É o documento digital que formaliza a venda de produtos e é emitido através do sistema autorizado pela SEFAZ. Ele contém todas as informações fiscais e comerciais da operação.
- DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): Trata-se de uma representação gráfica da NF-e, geralmente gerada em formato PDF. Embora o DANFE seja utilizado para acompanhar a mercadoria durante o transporte, ele não substitui o XML, que é o documento legalmente válido.
- XML: É o arquivo digital que contém todas as informações detalhadas da NF-e em formato estruturado, legível por sistemas de gestão. O XML é a base da nota fiscal eletrônica e é o documento fiscal válido.
Como gerar o XML da nota fiscal?
Para emitir a nota fiscal eletrônica e gerar o arquivo XML, é necessário seguir alguns passos simples, mas que exigem um planejamento adequado:
- Credenciamento junto à SEFAZ: Antes de emitir notas fiscais, a empresa precisa estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou à prefeitura (para prestadores de serviços).
- Certificado Digital: A empresa precisa adquirir um certificado digital, que funciona como uma assinatura eletrônica. Sem ele, a emissão de notas fiscais não é possível.
- Escolha do sistema emissor de NF-e: O lojista deve escolher um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica que atenda às suas necessidades. Existem soluções tanto gratuitas quanto pagas, dependendo do volume de notas fiscais emitidas pela empresa.
Após a configuração inicial, o sistema emissor de NF-e irá gerar o arquivo XML automaticamente, e o lojista poderá acessar e armazenar esse arquivo em seu ERP ou sistema de gestão. Além disso, caso seja necessário, o código de acesso de 44 dígitos do XML pode ser usado para consultar o arquivo diretamente no portal da SEFAZ.
Ao compreender a importância de cada dado presente no XML e saber como gerá-lo corretamente, o lojista se coloca em uma posição mais segura e eficiente na administração de sua empresa.
